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Direzione Generale Via Ponte della Maddalena 55, Napoli Tel. 081 557 66 24 Fax 081
557 65 69
Prot. 9164 Circ. 169 |
Napoli, 15 aprile 2003 |
Oggetto: Innovazione tecnologica. Utilizzo della "posta elettronica".
Si trasmette alle SS.LL. copia della nota prot. 1208 del 25 marzo u.s. a firma del
Direttore Generale del Servizio per la Comunicazione del Ministero dell'Istruzione, Università e
Ricerca, con preghiera di voler prestare particolare attenzione all'utilizzo della posta elettronica, che
si conferma anche nel Sistema Scolastico nazionale e territoriale come uno strumento di comunicazione
efficace e indispensabile per una diffusione tempestiva delle informazioni.
Si rinvia, altresì, alla circolare n. 124 prot. 6756 del 14 marzo u.s. di questa Direzione
Generale, con la quale si annunciava che lo scrivente Ufficio si servirà esclusivamente della
posta elettronica per la diffusione dei documenti, fatta eccezione per quelli non riproducibili
elettronicamente.
Nel ringraziare per la cortese collaborazione, si inviano cordiali saluti.
Il Direttore Generale Alberto Bottino
Destinatari
Ai Dirigenti Scolastici
delle Istituzioni Scolastiche
della Regione Campania
LORO SEDI
SERVIZIO PER L'AUTOMAZIONE INFORMATICA E L'INNOVAZIONE TECNOLOGICA
Nota 25 marzo 2003
Prot. n. 1208
Oggetto: innovazione tecnologica. Utilizzo della "posta elettronica".
La totale diffusione dell'uso della "posta elettronica" nelle amministrazioni pubbliche
costituisce uno degli obiettivi prioritari indicati nella Direttiva del Ministro per l'innovazione e le
tecnologie emanata in data 21 dicembre 2001 e concernente le "Linee guida in materia di digitalizzazione
della Pubblica Amministrazione per l'anno 2002".
Tale Direttiva prevede, in particolare, che "al fine di potenziare l'uso della posta elettronica, ogni
comunicazione interna sarà inviata ai destinatari in formato digitale, utilizzando i sistemi in
essere presso le varie Amministrazioni".
Al riguardo è da rilevare inoltre che la completa espansione dell'uso della posta elettronica
rappresenta anche il presupposto per un corretto avvio di altri progetti quali, ad esempio, il protocollo
informatico e la gestione dei flussi documentali che, oltre ad essere previsto dalla Direttiva
sopracitata, è stato individuato dal Governo come un "obiettivo di legislatura".
Va sottolineato altresì che dall'utilizzo di queste nuove tecnologie ne consegue una significativa
riduzione dei costi, in particolare per quanto riguarda le spese postali, di cui il Servizio scrivente ha
riscontrato un forte aumento nell'ultimo periodo. La riduzione dei costi rappresenta, infatti, uno dei
benefici che discende dalla direttiva per l'anno 2003 sulla "trasparenza dell'azione amministrativa e la
gestione elettronica dei flussi documentali" emanata in data 9 dicembre 2002 dallo stesso
Ministro.
Sul piano legislativo, infine, occorre richiamare il Testo Unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa, emanato con D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, il
quale assegna già oggi degli obblighi in tema di documentazione informatica che le pubbliche
amministrazioni sono chiamate a rispettare. Tale quadro normativo impone, pertanto, di assumere con
urgenza ed incisività ogni iniziativa utile ad incrementare notevolmente l'uso dello strumento
della posta elettronica nella consapevolezza che ciò consentirà anche di migliorare il
livello di servizio.
Infatti, la possibilità di inviare e ricevere messaggi e documenti, di modificarli e inviarli di
nuovo, di formulare proposte e condividerle con colleghi di altri uffici, di partecipare alle decisioni
sta cambiando il modo di lavorare a vantaggio dell'efficacia e dell'efficienza del servizio.
Appare opportuno evidenziare, inoltre, che la posta elettronica consente, in tempo reale, di comunicare e
scambiare corrispondenza tra tutti gli uffici dell'amministrazione scolastica centrale e periferica,
comprese le istituzioni scolastiche.
Con la presente nota si intende, quindi, sensibilizzare, in particolare, i Dirigenti, sulla
necessità di diffondere ulteriormente l'uso della posta elettronica all'interno dei rispettivi
uffici affinché questo servizio possa così rivelarsi valido strumento di comunicazione a
supporto delle proprie attivitą quotidiane.
Sul piano operativo, per un utilizzo corretto ed efficace di tale strumento si forniscono, di seguito,
alcune indicazioni tecniche concernenti l'invio di atti formali.
La consueta lettera di trasmissione va inserita come testo del messaggio di posta
elettronica, la cui stampa può essere protocollata.
Il messaggio deve essere corredato dagli estremi di protocollo, da un numero
telefonico di riferimento e dal nome di un referente nel caso di eventuali delucidazioni.
Il documento va trasmesso come allegato al messaggio di posta elettronica. Nel
caso di atti normativi essi debbono essere corredati di tutti gli estremi: data, numero di protocollo e
firma per esteso del dirigente.
Allegare file di dimensioni contenute; qualora si debbano inviare file di grosse
dimensioni ricordarsi di comprimerli prima di allegarli al messaggio, infatti l'allegato non
verrà recapitato qualora ecceda l'ampiezza della casella di posta.
Per ogni altra indicazione tecnica si rinvia alle modalità operative contenute negli appositi
manuali già in dotazione al personale che fa uso di una postazione informatica.
Si comunica, infine, che eventuali chiarimenti e/o quesiti in merito al contenuto della presente
circolare potranno essere inviati al seguente indirizzo di posta elettronica:
francesco.mercurio@istruzione.it.
Il Direttore Generale Alessandro Musumeci
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